Informationspflicht gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO gegenüber Teilnehmern an Veranstaltungen des DIHK

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Anmeldung zu unseren Veranstaltungen. 
Ohne Ihre Daten ist es uns leider nicht möglich, Ihre Anmeldung zu bearbeiten.

Diese Informationspflicht gilt sowohl für Online- als auch für Präsenzveranstaltungen.
Aufgrund der COVID-19-Pandemie ist eine Teilnahme an einer Präsenzveranstaltung ggfs. nur mit einem aktuellen und bescheinigten negativem Antigen-Schnelltest möglich. Näheres gibt das Infektionsschutzgesetz bzw. die jeweilige Infektionsschutzmaßnahmenverordnung vor. 

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen 

3. Kontaktdaten der betrieblichen Datenschutzbeauftragten

 4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre Daten werden verarbeitet, um Ihre Anmeldung zu Veranstaltungen entgegenzunehmen und die Veranstaltung zu organisieren und durchzuführen.

Präsenzveranstaltung
Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO – Vertrag - verarbeitet. Bitte beachten Sie, dass auf der Veranstaltung fotografiert und/oder gefilmt wird. Es liegt im berechtigten Interesse des DIHK (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO gegebenenfalls Fotos und/oder filmische Abbildungen Ihrer Person für die Veröffentlichung (Print, Online, Soziale Netzwerke et cetera) zu nutzen.

Ihre Daten zur Durchführung des Antigen-Schnelltests werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO – rechtliche Verpflichtung - verarbeitet. Im Falle eines positiven Tests gibt das Infektionsschutzgesetz das weitere Vorgehen vor. 

Online-Veranstaltung
Für Online-Veranstaltungen nutzen wir Microsoft Teams. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten in Form von Video oder Audio sowie die Anmeldedaten verarbeitet. Sie können selbst entscheiden, ob dabei die Kamera und das Mikrofon ein- oder ausgeschaltet sind. Zudem haben Sie die Möglichkeit Inhalte zu teilen. Wenn Sie an der Chatfunktion teilnehmen, verarbeiten wir Ihre in den Chat-Texten enthaltenen personenbezogenen Daten, und die anderen Teilnehmer haben von diesen Inhalten auch Kenntnis. Grundsätzlich zeichnen wir Online-Veranstaltungen nicht auf. Sollte eine Aufzeichnung ausnahmsweise erfolgen, werden die Teilnehmer hierüber vorab benachrichtigt.  
Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO – Vertrag - verarbeitet.

Aufzeichnen der Online-Veranstaltung
Soweit eine Aufzeichnung erfolgt, haben wir von Ihnen im Vorfeld eine Einwilligung eingeholt. Diesbezüglich werden die Daten auf Grundlage von Art. 1 Buchstabe a DSGVO – Einwilligung – verarbeitet. 

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:

• die für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung zuständigen Mitarbeiter des DIHK beziehungsweise der DIHK Service GmbH,
• Mitveranstalter,
• Referenten,
• externe Dienstleister, die für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung eingeschaltet werden,
• ggfs. Sanitätsdienst bzw. Aufsichtsperson des DIHK zur Durchführung der Antigen-Schnelltests,
• Sicherheitsbehörden bei entsprechenden Auflagen,
• interne Dienstleister zur Einlasskontrolle, die auch eine Videoüberwachung umfasst,
• gegebenenfalls Partner der jeweiligen Veranstaltung aus Politik und Ministerien
• und an unsere Dienstleister für die technische Unterstützung der Anwendung.
• Im Falle der Nutzung von Microsoft Teams werden Ihre personenbezogenen Daten an den Dienstleister übermittelt. Details zur Datenverarbeitung durch Microsoft entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Präsenzveranstaltung
Bei Präsenzveranstaltungen ist es grundsätzlich nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln.

Online Veranstaltung
Bei der Nutzung von Microsoftdiensten können personenbezogenen Daten auch in den USA verarbeitet werden. Die Übermittlung wird auf Standarddatenschutzklauseln (SCC) als geeignete Garantien gestützt. 

Die Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt über eine Webanwendung im Internet. Die Vertraulichkeit, die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten können damit nicht garantiert werden. Ihre Daten können über die Webanwendung auch in Drittländern abgerufen werden, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen.

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus steuer- und handelsrechtlichen Regelungen (10 Jahre).

Eine automatische Löschung von Chatnachrichten aus den Team-Sitzungen ist aktuell nicht möglich. Der Verfasser hat jedoch die Möglichkeit seine eigenen Beiträge zu löschen. 

Soweit eine Testung erforderlich ist, wird die Liste über die Getesteten des Antigen-Schnelltests nach 4 Wochen gelöscht. 

8. Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Dann können wir jedoch mit Ihnen als Teilnehmer an der Veranstaltung nicht mehr kommunizieren.
• Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft der DIHK e.V. beziehungsweise die DIHK Service GmbH, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die jeweils nach Ziffer 3 zuständige Person für den Datenschutz.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin
Telefon 030 13889-0
Telefax 030 2155050
E-Mail   mailbox@datenschutz-berlin.de

9. Quelle der Daten

Hat Ihr Arbeitgeber/Ihre Institution Sie zu der Veranstaltung angemeldet, haben wir Ihre Daten von dort erhalten.
Bei bestimmten Veranstaltungen nutzen wir die in unserer Adressdatenbank vorhandenen Daten für Einladungen.