Informationspflicht gegenüber interessierten Teilnehmern an Veranstaltungen gemäß Art. 13 DSGVO und Art. 14 DSGVO

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Anmeldung zu unseren Veranstaltungen. Ohne Ihre Daten ist es uns leider nicht möglich, Ihre Anmeldung zu bearbeiten.

Diese Informationspflicht gilt sowohl für Online- als auch für Präsenzveranstaltungen.

2. Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen 

3. Kontaktdaten der behördlichen und betrieblichen Datenschutzbeauftragten

 4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre Daten werden verarbeitet, um Ihre Anmeldung zu Veranstaltungen entgegenzunehmen und die Veranstaltung zu organisieren und durchzuführen.

Präsenzveranstaltung

Ihre Daten für die Anmeldung zu der Veranstaltung werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO – Vertrag – verarbeitet.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass bei der Veranstaltung fotografiert und/oder gefilmt wird. Die Fotos werden zum Zweck der Dokumentation der Veranstaltung und im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit (Print, Online, Soziale Netzwerke et cetera) verwendet. Wenn Sie nicht fotografiert werden möchten, meiden Sie bitte die Bereiche, in denen Foto- und Filmaufnahmen gemacht werden und/oder sprechen Sie dies bitte unmittelbar beim Fotografen an, damit Ihr Wunsch berücksichtigt werden kann.

Rechtsgrundlage für die oben genannte Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e, Abs. 2, Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 3 BDSG für die DIHK sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für die DIHK Service GmbH beziehungsweise die DIHK DE International GmbH.

Online-Veranstaltung

Für Online-Veranstaltungen nutzen wir Microsoft Teams. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten in Form von Video oder Audio sowie die Anmeldedaten verarbeitet. Sie können selbst entscheiden, ob dabei die Kamera und das Mikrofon ein- oder ausgeschaltet sind. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Inhalte zu teilen. Wenn Sie an der Chatfunktion teilnehmen, verarbeiten wir Ihre in den Chat-Texten enthaltenen personenbezogenen Daten, und die anderen Teilnehmer haben von diesen Inhalten auch Kenntnis. Grundsätzlich zeichnen wir Online-Veranstaltungen nicht auf. Sollte eine Aufzeichnung ausnahmsweise erfolgen, werden die Teilnehmer hierüber vorab benachrichtigt. Nach durchgeführter Teams-Sitzung erhält der Organisator einen Anwesenheitsbericht mit Informationen über die Dauer der Besprechung sowie Name und E-Mail der teilnehmenden Personen.

Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO – Vertrag – verarbeitet.

Aufzeichnen der Online-Veranstaltung

Soweit eine Aufzeichnung erfolgt, haben wir von Ihnen im Vorfeld eine Einwilligung eingeholt. Diesbezüglich werden die Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO – Einwilligung – verarbeitet.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:

• die für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung zuständigen Mitarbeiter der DIHK,  der DIHK Service GmbH beziehungsweise der DIHK DEinternational GmbH,
• Mitveranstalter,
• Referenten,
• externe Dienstleister, die für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung eingeschaltet werden,
• Sicherheitsbehörden bei entsprechenden Auflagen,
• interne Dienstleister zur Einlasskontrolle, die auch eine Videoüberwachung umfasst,
• gegebenenfalls Partner der jeweiligen Veranstaltung aus Politik und Ministerien
• gegebenenfalls Social Media, Presse
• und an unsere Dienstleister für die technische Unterstützung der Anwendung.

Im Falle der Nutzung von Microsoft Teams werden Ihre personenbezogenen Daten an den Dienstleister übermittelt. Details zur Datenverarbeitung durch Microsoft entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von Microsoft unter
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Präsenzveranstaltung

Bei Präsenzveranstaltungen ist es grundsätzlich nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln.

Online-Veranstaltung

Bei der Nutzung von Microsoft-Diensten können personenbezogenen Daten auch in den USA verarbeitet werden. Die Übermittlung wird auf Standarddatenschutzklauseln (SCC) als geeignete Garantien gestützt.

Die Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt über eine Webanwendung im Internet. Die Vertraulichkeit, die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten können damit nicht garantiert werden. Ihre Daten können über die Webanwendung auch in Drittländern abgerufen werden, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen.

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus steuer- und handelsrechtlichen Regelungen (10 Jahre).

Eine automatische Löschung von Chatnachrichten aus den Team-Sitzungen ist aktuell nicht möglich. Der Verfasser hat jedoch die Möglichkeit seine eigenen Beiträge zu löschen. Derzeit ist seitens Microsoft keine Löschmöglichkeit der Anwesenheitsberichte vorgesehen.

8. Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Dann können wir jedoch mit Ihnen als Teilnehmer an der Veranstaltung nicht mehr kommunizieren.
• Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die DIHK, die DIHK Service GmbH beziehungsweise DIHK DEinternational GmbH, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die jeweils nach Ziffer 3 zuständige Person für den Datenschutz.

Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:

für die DIHK

BfDI Bundesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 153
3117 Bonn
Telefon: 0228 997799-0
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de

für die DIHK Service GmbH und DIHK DEinternational GmbH

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin
Telefon 030 13889-0
Telefax 030 2155050
E-Mail   mailbox@datenschutz-berlin.de

9. Quelle der Daten

Hat Ihr Arbeitgeber/Ihre Institution Sie zu der Veranstaltung angemeldet, haben wir Ihre Daten von dort erhalten.

Bei bestimmten Veranstaltungen nutzen wir die in unserer Adressdatenbank vorhandenen Daten für Einladungen.