Die elektronische Rechnung kommt

Die Zeiten, in denen Rechnungen im Geschäftsverkehr (B2B) per Fax, PDF oder per Briefpost eingegangen sind, neigen sich dem Ende zu. Die Bundesregierung plant die verpflichtende Einführung der E-Rechnung – einer strukturierten elektronischen Rechnung – im innerdeutschen Geschäftsverkehr. Die Vorteile: E-Rechnungen ermöglichen ein automatisiertes Einlesen der Rechnungsdaten, verringern die Fehlerwahrscheinlichkeit und bieten Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung. Ausgenommen von der Pflicht sind Rechnungen über bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen (bis maximal 250 Euro) und Fahrausweise.

Los geht es bereits am 1. Januar 2025: Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen im innerdeutschen Geschäftsverkehr strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Dafür reicht es, ein E-Mail-Postfach einzurichten; die beteiligten Unternehmen können aber auch andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren.

Bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmen Rechnungen weiterhin auf Papier oder auch als PDF übermitteln; kleinere Betriebe bis 800.000 Euro Gesamtumsatz (in 2026) dürfen dies bis Ende 2027 so handhaben.

Ab dem 1. Januar 2028 müssen die neuen Anforderungen an die Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen von allen Unternehmen verbindlich eingehalten werden.