Die verpflichtende E-Rechnung kommt – Was Betriebe jetzt wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen können. Das sind Rechnungen, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Die Neuregelung markiert einen weiteren wichtigen Schritt für die digitale Transformation der Wirtschaft. Ab 2028 folgt für Unternehmen im B2B-Geschäft die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen.

Viele Unternehmen nutzen die Umstellung für eine Modernisierung ihrer internen Abläufe, insbesondere der Finanzbuchhaltung. Allerdings stellt bereits die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für viele Betriebe, vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU), eine große Herausforderung dar. 

Auslöser: ViDA-Initiative der EU-Kommission

Mit dem Projekt "Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter" (VAT in the Digital Age – ViDA) der EU-Kommission sollen ab 2030 die E-Rechnungspflicht und ein elektronisches Meldesystem für grenzüberschreitende Umsätze eingeführt werden. Ziel des Meldesystems ist die Eindämmung des Umsatzsteuerbetrugs. In Vorbereitung auf diese Neuerungen will die EU die E-Rechnung in Form eines strukturierten Datensatzes zum Standard der B2B-Rechnungsstellung festschreiben.
Unternehmen können zwischen verschiedenen Anbietern und Formaten wählen, solange sie die neue EU-Norm erfüllen. Die in der Praxis bereits intensiv verwendeten Formate ZUGFeRD und XRechnung erfüllen diesen Standard.

E-Rechnung als neuer Standard – wer ist kurzfristig betroffen?

Unternehmerische Rechnungsempfänger müssen in wenigen Wochen in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen. Das Bundesfinanzministerium stellt in einem kürzlich veröffentlichten Schreiben klar, dass Betriebe kein Recht auf eine weitere Rechnung haben, selbst wenn sie die Annahme einer E-Rechnung verweigern oder technisch hierzu noch nicht in der Lage sind. Ausnahmen gelten lediglich bei der Rechnungsstellung für bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise. Kleinunternehmer sollen noch von der Ausstellungspflicht ausgenommen werden. Dazu müssen allerdings die Länder im Bundesrat dem Jahressteuergesetz 2024 noch zustimmen. 

Chancen und Herausforderungen für Unternehmen

Im Unterschied zu den bisherigen PDF-Rechnungen muss eine E-Rechnung in einem maschinenlesbaren, strukturierten Datenformat erstellt und übermittelt werden. Der Empfänger soll die Rechnungsdaten so direkt und automatisiert in der Buchhaltungssoftware des Empfängers weiterverarbeiten können – ohne manuelle Eingaben, die fehleranfällig und zeitraubend sind.

Zur neuen E-Rechnungs-Pflicht gehören auch Vorgaben für die digitale Archivierung. Erforderlich sind revisionssichere Dokumentenmanagementsysteme, die eine künftig mindestens achtjährige, unveränderbare Archivierung der elektronischen Daten sicherstellen. Auch wenn für den Versand und den Empfang eine E-Mail ausreicht, müssen Unternehmen in Tools investieren, mit denen die neuen Standards erfüllt werden können. Ursprünglich wollte die Bundesregierung ein kostenloses Angebot zum Erstellen und zur Visualisierung von E-Rechnungen anbieten. Dieses Vorhaben wurde aber nicht umgesetzt, weil der Markt für ein ausreichend großes und kostengünstiges Angebot sorge.

Beitrag zur digitalen Transformation der Wirtschaft – was jetzt zu tun ist

Den Unternehmen bleibt nur noch wenig Zeit. Sie müssen vor allem dafür Sorge tragen, dass die interne Verarbeitung und Archivierung der strukturierten Daten möglich sind. Und: Auch wenn die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen erst ab 2028 für alle gelten wird, sollten sich Betriebe möglichst schnell auch mit den hierfür erforderlichen Investitionen befassen. Reibungslos wird die Einführung der E-Rechnung nur dann erfolgen, wenn die Vorgaben von den Unternehmen kostengünstig umgesetzt werden können. Gleichzeitig haben viele Betriebe bei kostenlosen Angeboten Sorge hinsichtlich der Datensicherheit.  Gelingt die Umstellung in der Breite, kann dies für die deutsche Wirtschaft einen Schub zu einer Digitalisierung weiterer Betriebsabläufe auslösen. Durch die automatisierte Bearbeitung sollten sich Rechnungen künftig schneller und ressourcenschonender erstellen und verarbeiten lassen, was die Effizienz der betrieblichen Abläufe merklich erhöhen dürfte.